Какво означава „Управление на европейски проект“?
Защо правим разлика между „управление на проект“ и „управление на европейски проект“?
Важно да се прави разлика между процеса на управление на какъвто и да било проект и проект с „европейско финансиране“, защото последиците при при неправилно „управление на проект“ и неправилно „управление на европейски проект“ са различни!
Управление на европейски проект означава коректното изпълнение на планираните дейности и постигане на заложените и одобрени от Управляващия орган индикатори. Правилното управление гарантира прозрачното разходване на средствата по проекта, съгласно правилата и процедурите разработени от финансиращите институции, за изпълнение и отчитане на разходите, направени при реализацията на заложените в проектното предложение дейности.
56% от парите похарчени при изпълнението на всеки проект са поставени под риск поради неефективно управление на проекта!
Source: Project management Institute!
Управлението е най-важната и отговорна част от процеса на използване на безвъзмездната финансова помощ предоставена от Европейските фондове. Основната причина за това е, че след одобрението на даден проект от съответния държавен орган, Кандидатът инвестира собствени средства (понякога значителни суми) за проектни дейности, които след това трябва да бъдат одобрени от Управляващия орган (министерство, дирекция и т.н.) за възстановяване. При пропуски, неточности или грешки (технически или поради незнание), при изпълнение на дейностите от Кандидата, следва невъзстановяване на направените вече разходи, или финансова корекция, която може да достигне до над 25% от стойността на проекта или връщане на суми с начислени лихви обратно към Фондовете.
Два фактора определят успешното управление и изпълнение на един проект, финансиран с европейски средства: финансов капацитет и експертен/административен потенциал.
Финансов капацитет на кандидата
В по-голямата си част, финансирането на одобрени проекти по Оперативните програми се извършва след като разходите по даден проект са извършени частично или изцяло. Това означава, че Кандидатът трябва да има собствен финансов ресурс за да реализира част или всички дейности по проекта, след което кандидатства за одобрение на извършените разходи и за възстановяване на изразходваните суми. Самото одобрение на разходите и възстановяване на сумите от Управляващите Програмите органи е с продължителност от 3 до 4 месеца.
Още на етап идеен проект всеки желаещ да се възползва от европейските фондове трябва да прецени дали има нужния финансов капацитет за да стартира изпълнението на проекта си и неговото коректно и навременно изпълнение със собствени средства до момента на възстановяване на изразходваните суми. За да си осигурят финансов комфорт, ползвателите на европейски средства разчитат на собствен или заемен капитал.
Административния капацитет
Друг важен елемент от Управлението на европейски проекти е административния капацитет (експертния потенциал) на Кандидата.
За да е успешна реализацията на един проект и Бенефициентът да си получи безвъзмездната финансова помощ изцяло и навреме, е необходимо същият да разполага с квалифициран екип от експерти с опит в усвояването на европейски средства. Вариантите са 3:
- наличие на собствен административен капацитет,
- наемане на външен експерт или
- наемане на специализирана в управлението на европейски проекти консултантска фирма.
И в трите случая основно значение има професионалния опит на Управляващия, а доказателство за това са броя на успешно приключените от него проекти. Много често образователната квалификация и образователния ценз не са достатъчни за успешното приключване на даден проект и 100% усвояване на предоставената безвъзмездна финансова помощ от европейските фондове.
В повечето случаи Бенефициентите предпочитат да оставят отговорността (административна и финансова) в „ръцете“ на фирми, доказали се в сферата на „консултантските услуги“, свързани с еврофондовете, още повече че те разполагат с взаимодопълващи се екипи от експерти и предлагат максимално количество и качество на експертна помощ.
Как се управлява един проект, финансиран с европейски средства?
Управлението на европейски проект включва разнообразни по вид дейности, които се изпълняват едновременно или последователно в зависимост от интензитета на заложените цели и индикатори и времевия хоризонт на проекта.
Основно задължение на лицата управляващи изпълнението на европейски проект е стриктното спазване на установените от финансиращите институции правила и процедури, като: избор на доставчиците и изпълнителите по проекта; отчитане на изпълнените дейности и постигнатите резултати по проекта; приложимите документи за отчитане на различните видове разходи – за материални и нематериални активи, за услуги, за строителни дейности, за наеми, за трудови възнаграждения и възнаграждения по граждански договори; промени в договора за безвъзмездна помощ и други.
За успешното управление на европейски проект е необходимо назначаването на Ръководител на проекта – лице пряко отговорно за организацията и изпълнението на всички дейности, описани в проекта. Ръководителят трябва да има достатъчно опит в реализацията на дейности, сходни с тези в проекта, за да може да осъществява ефективен контрол. В своята работа Ръководителят разчита на професионалния опит на служителите на Бенефициента като: счетоводител, технолог, секторни експерти и т.н., т.е. на сформиран за конкретния проект екип от специалисти.
След стартиране на проекта, Ръководителят и подбраният екип от експерти, разпределят задачите и отговорностите между членовете на екипа. Прави се времеви график на всички процедури, свързани с доставки, строителство или услуги.
Екипът разработва тръжните документации за всяка процедура, провежда процедурата и комисия назначена от управителя на Бенефициента, на база на получените оферти, обосновано прави избор на изпълнител.
Екипът за управление на проекта отговаря за коректното оформление на всички документи, включително финансови и счетоводни, които са необходими за отчитане на дейностите и разходите по проекта; разписва техническите и финансови междинни и окончателен доклади и исканията за плащане.
Кои европейски програми финансират разходи за „Управление“?
По някои от финансиращите програми разходите за управление на проекта се финансират от програмата – такива са Оперативна програма „Развитие на човешките ресурси“ (ОПРЧР), Програмата за развитие на селските райони (ПРСР) и други.
По определени програми, като например Оперативка програма „Конкурентоспособност и иновации“ (ОПИК) разходите за Управление са недопустими.
За всяка обявена процедура, допустимите разходи за „управление“ са изрично описани в Насоките и Наредбите за кандидатстване по съответната програма.
Какво предлагаме ние?
„Проджект партнерс“ ЕООД е консултантска компания, специализирана в областта на финансирането и управлението на проекти.
При управление на проекта ви, поемаме отговорността за правилното изпълнение на заложените дейности, коректното и прозрачно отчитане на разходите и постигане на индикаторите за резултат (основен фактор за успешната реализация на един проект).
Във връзка с това, ние:
- Ще изготвим план-графика за изпълнение на дейностите по проекта и отчитане на разходите по него;
- Ще организираме тръжните процедури за избор на доставчици по проекта, съгласно изискванията на:
- Закона за управление на средствата от Европейските структурни и инвестиционни фондове (ЗУСЕСИФ)
- ПМС № 160 от 1 ЮЛИ 2016 Г. за определяне правилата за разглеждане и оценяване на оферти и сключването на договори;
- ПМС № 118 на МС от 20.05.2014 г. за условията и реда за определяне на изпълнител от страна на бенефициенти на безвъзмездна финансова помощ от Европейските фондове;
- Ще ви спестим ценно време и усилия, които да насочите към основният ви бизнес.
Съгласно законите и постановленията, свързани с усвояването на европейски средства ще подготвим необходимата документация, включваща запитвания към потенциалните оференти и разписване на публична покана; определяне на критериите за избор на оферта и изготвяне на методология за оценка на офертите; подготовка на заповед за назначаване на членове на комисия, която да оцени офертите; протокол от решение на оценителната комисия за избор на оферта, писма до неспечелили кандидати и покана към избрания изпълнител; оформяне на договори за услуги, СМР, доставки; изготвяне на трудови и граждански договори и други.
- Ще отчетем изпълнението на дейностите по проекта, постигнатите цели, резултати и индикатори, като периодично подготвяме технически и финансови отчети;
- Ще отчетем разходването на средствата по проекта, консултирайки оформлението на необходимия набор от финансови и счетоводни документи
- Ще подготвим, при необходимост, обосновките за искания за промени в Договора за безвъзмездна.
Рискът да не бъдат получени стотици хиляди лева безвъзмездно финансиране, поради недостатъчно опит с европейските фондове е достатъчна причина голяма част от Бенефициентите да се обръщат към нас за консултантска помощ за управление на проектите им.
Потърсете експертите на Проджект Партнерс на office@projectpartners-bg.com или 02 8549 665 за безплатна консултация за възможностите за финансиране на бизнеса ви!